पत्र लेखन हिंदी | Hindi Letter Format

चूँकि अधिकांश पत्र आज ईमेल के माध्यम से भेजे जाते हैं, इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक पेशेवर पत्र कैसे लिखा जाए जिससे प्राप्तकर्ता पर आपकी सकारात्मक छाप पड़े। जब आप मेल के माध्यम से एक पत्र भेज रहे हों तो सही प्रारूप का उपयोग करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण होता है, क्योंकि आप चाहते हैं कि यह एक पृष्ठ में फिट हो, आसानी से पढ़ने योग्य हो और अच्छा दिखे।

इस लेख में, हम चर्चा करते हैं कि एक पत्र कैसे लिखा जाए, अक्षरों के प्रकार और एक उदाहरण पत्र जिससे आपको अपना मसौदा तैयार करने में मदद मिल सके।

पत्र लेखन | How to write a letter

ये सामान्य नियम हैं जिनका आपको पत्र लिखने के लिए पालन करना चाहिए:

सही प्रकार का पेपर चुनें।
सही स्वरूपण का प्रयोग करें।
ब्लॉक या इंडेंट फॉर्म के बीच चुनें।
पते और तारीख शामिल करें।
एक अभिवादन शामिल करें।
अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें।
एक मानार्थ बंद शामिल करें।
अतिरिक्त जानकारी सूचीबद्ध करें।

आइए संक्षेप में प्रत्येक नियम पर चर्चा करें और समझें।

1. सही प्रकार का कागज़ चुनें | Choose the right type of paper

आपका पत्र मानक श्वेत पत्र पर टाइप और मुद्रित होना चाहिए। परिस्थितियों के आधार पर - जैसे अनुशंसा पत्र या अपने रिज्यूमे के साथ एक कवर लेटर भेजना - आप अच्छे रिज्यूमे पेपर पर प्रिंट करना चाह सकते हैं। यदि आप अपनी कंपनी के लिए एक व्यावसायिक पत्र भेज रहे हैं, तो आप कंपनी के लेटरहेड पर पत्र को प्रिंट करना चाह सकते हैं।

2. सही स्वरूपण का प्रयोग करें | Use the right formatting

अगला, आपको एक उपयुक्त फ़ॉन्ट का चयन करने की आवश्यकता होगी। ऐसे फोंट का उपयोग करें जो शैलीगत फोंट की तुलना में साफ और आसानी से पढ़ने योग्य दिखाई देते हैं। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले पेशेवर फ़ॉन्ट के कुछ उदाहरण हैं:

टाइम्स न्यू रोमन
रोबोटो
एरियल
कैलिबरी
जॉर्जिया
ओपन संस
Helvetica

10 और 12 बिंदुओं के बीच के फ़ॉन्ट का उपयोग करें ताकि यह आसानी से पढ़ा जा सके।

3. ब्लॉक या इंडेंटेड फॉर्मेट में से चुनें | Choose between block or indented format

जबकि कई अलग-अलग स्वरूपण शैलियाँ हैं, सामान्य तौर पर, आप एक ब्लॉक या एक इंडेंटेड प्रारूप के बीच चयन करना चाहेंगे। ब्लॉक प्रारूप में पृष्ठ के बाईं ओर संरेखित सभी तत्व और अनुभाग हैं। हर पैराग्राफ का पहला वाक्य इंडेंट नहीं होता है।

इंडेंटेड प्रारूप अक्सर दस्तावेज़ों के लिए उपयोग की जाने वाली शैली होती है जो अधिक आकस्मिक होती है। इंडेंटेड फॉर्म के साथ, आप प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति को एक इंच से इंडेंट करते हैं। यदि आप एक इंडेंटेड प्रारूप का उपयोग करते हैं, तो आप अपने पते और दिनांक को सही-सही ठहराएंगे।

जबकि ब्लॉक फॉर्म अक्सर पढ़ने में आसान होता है और सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला प्रारूप है, इंडेंटेड प्रारूप कुछ दृश्य रुचि जोड़ता है। औपचारिक पत्रों के लिए कोई भी रूप स्वीकार्य है।

4. पते और तारीख शामिल करें | Include addresses and the date

प्रेषक और प्राप्तकर्ता के पते, साथ ही दिनांक, जानकारी के पहले भाग हैं जिन्हें आप पत्र में शामिल करेंगे। आप शीर्ष पर अपना पता और संपर्क जानकारी शामिल करेंगे, फिर एक पंक्ति छोड़ें, फिर दिनांक सूचीबद्ध करें, दूसरी पंक्ति छोड़ें और फिर प्राप्तकर्ता का पता सूचीबद्ध करें।

यदि आपने इंडेंटेड प्रारूप चुना है, तो आप अपना पता और तारीख को ऊपरी दाएं कोने में रखेंगे और फिर प्राप्तकर्ता के पते को बाईं ओर समायोजित करेंगे। यदि आपने एक ब्लॉक प्रारूप चुना है, तो आप सभी पतों को बाएँ-औचित्य करेंगे।

5. अभिवादन शामिल करें | Include a salutation

यदि आप जानते हैं कि आप किसे लिख रहे हैं, तो सबसे सरल और अक्सर सबसे उपयुक्त अभिवादन "प्रिय [प्राप्तकर्ता का नाम]" है। यदि आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं या आपके बीच औपचारिक संबंध हैं, तो उनके शीर्षक और अंतिम नाम का उपयोग करें। यदि आप किसी कंपनी के भीतर किसी को पत्र लिख रहे हैं, लेकिन उनका नाम नहीं जानते हैं, तो पता लगाने के लिए शोध करने के लिए कुछ समय निकालें। यदि आप शीर्षक जानते हैं, तो अक्सर आप उनका नाम लिंक्डइन पर पा सकते हैं। आप कंपनी को कॉल भी कर सकते हैं और उस पद को धारण करने वाले व्यक्ति का नाम पूछ सकते हैं।

यदि आप जानकारी प्राप्त करने में असमर्थ हैं या आप एक पत्र लिख रहे हैं जो किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए निर्देशित नहीं है, तो "जिसको यह चिंता हो सकती है" का उपयोग करें। आप या तो एक बृहदान्त्र या अल्पविराम के साथ अभिवादन का पालन कर सकते हैं।

6. अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें | Write the body of your letter

यदि आपके पास एक ब्लॉक फॉर्म लेटर है, तो पत्र के भीतर प्रत्येक पैराग्राफ को छोड़ दें, पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन छोड़ दें जो इसे पढ़ने में आसान बनाता है। इंडेंट फॉर्म के लिए, आपको प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति को एक इंच से इंडेंट करना होगा।

अपने पत्र को सीधा और बिंदु तक रखें, पूरा पत्र एक पृष्ठ से अधिक न हो। हालांकि, "मुझे आशा है कि यह पत्र आपको अच्छी तरह से मिल गया है" जैसी छोटी खुशी के साथ शुरू करना उचित है, आपको जल्दी से इस बात पर जाना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। आप "मैं इसके संबंध में लिख रहा हूं..." लिखकर सीधे इसमें नेतृत्व कर सकते हैं।

पत्र के पूरे भाग में यथासंभव सक्रिय आवाज का प्रयोग करें। समापन पैराग्राफ को आपके पत्र के उद्देश्य को फिर से बताना चाहिए और अनुवर्ती कार्रवाई का अनुरोध करना चाहिए। पत्र के अंत में एक और प्रसन्नता व्यक्त करें, जैसे "आपके समय और विचार के लिए धन्यवाद" या "कृपया मुझे बताएं कि क्या आप फोन पर इस पर विस्तार से चर्चा करना चाहते हैं।"

7. एक मानार्थ बंद शामिल करें | Include a complimentary close

यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसके साथ आपका औपचारिक संबंध है या आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो आप अपने करीबी के लिए "ईमानदारी से" का उपयोग करना चाह सकते हैं। अन्य विकल्प "शुभकामनाएं", "दयालु संबंध" या "सर्वश्रेष्ठ" हैं। "तुम्हारा सच में" भी विचार करने का एक और विकल्प है।

8. अतिरिक्त जानकारी सूचीबद्ध करें | List additional information

कुछ मामलों में, आप अभिवादन के अंतर्गत अतिरिक्त जानकारी शामिल करना चाह सकते हैं। आप इन्हें प्रत्येक पंक्ति पर सूचीबद्ध करना चाहेंगे। कुछ संभावित अतिरिक्त जानकारी में शामिल हो सकते हैं:

अलग मेलिंग: इससे प्राप्तकर्ता को पता चलता है कि वह आपसे अन्य संचार की अपेक्षा करता है और वह क्या होगा।
संलग्नक: इससे उन्हें पता चलता है कि आपने पत्र में अन्य दस्तावेज शामिल किए हैं। आप आसान संदर्भ के लिए कोष्ठकों में अतिरिक्त दस्तावेजों की संख्या शामिल कर सकते हैं।
सौजन्य प्रतियां: इससे प्राप्तकर्ता को पता चल जाता है कि आपने इस पत्र की प्रतियां अन्य लोगों को भी भेजी हैं। आप अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम के साथ "सीसी" या "कॉपी टू" लिखकर इसका संकेत दे सकते हैं।

पत्रों के प्रकार | Types of letters

पत्रों को दो मुख्य श्रेणियों के अंतर्गत व्यवस्थित किया जाता है: औपचारिक और अनौपचारिक।

औपचारिक पत्र | Formal letter

औपचारिक पत्र आमतौर पर चार स्वरूपों में से एक का अनुसरण करते हैं: इंडेंटेड, पूर्ण ब्लॉक, संशोधित ब्लॉक और सेमी-ब्लॉक। औपचारिक प्रकार के पत्रों में शामिल हो सकते हैं:

आमंत्रण
नौकरी या स्कूल आवेदन
स्वीकृति पत्र
अस्वीकृति पत्र
बाहर निकलें या इस्तीफा पत्र
सिफारिश या रेफरल
प्रस्ताव या प्रस्ताव
समझौता
कवर लेटर
साक्षात्कार अनुवर्ती या धन्यवाद
जाँच करना

अनौपचारिक पत्र | Informal letter

अनौपचारिक पत्रों को एक निश्चित प्रारूप की आवश्यकता नहीं होती है और इसे विभिन्न तरीकों से लिखा जा सकता है। अनौपचारिक प्रकार के पत्रों में शामिल हो सकते हैं:

धन्यवाद
बधाई हो
सहानुभूति या शोक
दोस्ती / आप के बारे में सोच
प्यार
प्रशंसा
घोषणा, जैसे नाम या पता परिवर्तन
संपादक को पत्र
स्वागत

नमूना औपचारिक पत्र - आवेदन पत्र | Sample Formal Letter – Letter of Application

तारीख:

को,
[प्राधिकरण का नाम]
[प्राधिकरण पता]

विषय: अंग्रेजी शिक्षक के पद के लिए आवेदन

प्रिय महोदय,

मैं द इंडियन एक्सप्रेस दिनांक 18/04/2018 के विज्ञापन के संदर्भ में आपके संगठन में अंग्रेजी शिक्षक के पद के लिए आवेदन कर रहा हूं। मुझे इस पद में बहुत रुचि है और यदि आप मेरे आवेदन पर विचार कर सकते हैं तो इसकी बहुत सराहना करेंगे।

मैंने अंग्रेजी में पोस्ट ग्रेजुएशन पूरा किया है और दो साल के लिए हाई स्कूल अंग्रेजी शिक्षक के रूप में काम करने का अनुभव है। अपने शिक्षण अनुभव में, मैंने बच्चों और माता-पिता के साथ विभिन्न चुनौतीपूर्ण स्थितियों का सामना किया है, और मैंने उन सभी को अच्छी तरह से संभालना सीख लिया है। मैंने बच्चों के साथ जुड़ने और विचारशील और बुद्धिमान व्यक्तियों के रूप में उनके विकास और विकास का हिस्सा बनने का आनंद लिया है।

मैंने आपके अवलोकन के लिए अपना बायोडाटा और अनुभव प्रमाण पत्र संलग्न किया है और इस संबंध में आपसे सुनने की आशा करता हूं।

आपका विश्वासी,

[अप का नाम]
[तुम्हारा पता]

पत्र लेखन हिंदी FAQ's | Hindi Letter Format FAQ's

Q1. मैं एक पत्र लिखना कैसे शुरू करूँ? | How do I start writing a letter?

उत्तर: पत्र लिखना शुरू करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि आप किसे लिख रहे हैं और पत्र के पीछे का कारण क्या है। इस बात को ध्यान में रखते हुए, आप अपने पत्र को शुरुआत में कागज के बाईं ओर भेजने वाले के पते के साथ लिखना शुरू कर सकते हैं, उसके बाद तारीख।

Q2. पत्र लेखन कितने प्रकार के होते हैं? | What are the types of letter writing?

उत्तर: पत्र लेखन को दो मुख्य प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - औपचारिक पत्र और अनौपचारिक पत्र। औपचारिक पत्र वे पत्र होते हैं जो आधिकारिक उद्देश्यों के लिए लिखे जाते हैं, जबकि अनौपचारिक पत्र किसी भी चीज के बारे में लिखे जाते हैं जिसे आप अपने दोस्तों या परिवार को बताना चाहते हैं।

Q3. एक पत्र के भाग क्या हैं? | What are the parts of a letter?

उत्तर: एक पत्र को छह मुख्य भाग कहा जा सकता है। इनमें प्रेषक का पता और दिनांक, प्राप्तकर्ता का पता, अभिवादन, पत्र का मुख्य भाग, मानार्थ समापन और हस्ताक्षर शामिल हैं।

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